On vous demande un reporting.
Vous pensez immédiatement : compte-rendu.
Pourtant, selon la personne qui le demande et l’usage qui en sera fait, un reporting peut avoir des fonctions très différentes.
Le même document peut servir à améliorer une activité, à prouver qu’un travail a été effectué ou à contrôler ce que vous faites.
Trois reportings, trois intentions
1. Le reporting-outil
C’est celui qui sert réellement à piloter.
Il permet de suivre une activité, d’identifier une difficulté, de mesurer une évolution et éventuellement de prendre une décision.
Dans ce cas, les données sont utiles parce qu’elles permettent d’agir.
2. Le reporting-preuve
Ici, la fonction est différente.
Le reporting sert principalement à démontrer que le travail a été réalisé.
Il devient une trace : une manière de pouvoir dire que l’information a été transmise, que l’action a été effectuée ou que le suivi a été réalisé.
3. Le reporting-contrôle
Le reporting peut également servir à vérifier l’activité d’une personne ou d’une équipe.
La question n’est alors plus seulement :
« Quels sont les résultats ? »
Elle devient :
« Que faites-vous ? »
Ce type de reporting peut mesurer l’activité davantage que l’efficacité.
Comment savoir à quel reporting vous avez affaire ?
Posez une question simple :
Qui lit réellement ce reporting, et qu’en fait-il ensuite ?
Si la réponse est claire et qu’une décision ou une action découle du document, il s’agit probablement d’un outil de pilotage.
Si personne ne le consulte réellement, vous êtes peut-être davantage face à un reporting-preuve.
Et si le document sert principalement à vérifier votre activité, sa fonction est probablement celle d’un outil de contrôle.
Pourquoi cette distinction est importante
Tous les reportings ne méritent pas nécessairement le même niveau d’investissement.
Comprendre leur fonction vous permet d’adapter votre travail.
Un document destiné à prendre une décision doit être précis et directement exploitable.
Un document destiné à laisser une trace doit avant tout être clair et complet.
Le bon reporting n’est donc pas celui qui contient le plus d’informations. C’est celui qui répond à l’usage réel qui en sera fait.
À retenir
Avant de produire un reporting, demandez-vous :
« Qui va le lire ? Pourquoi ? Et quelle décision doit-il permettre de prendre ? »
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